U procesu provedbe europskih projekata, kao i u procesu osmišljavanja i predaje projektnih prijedloga, nerijetko dolazi do nepredviđenih situacija. I dok su neke zaista van vaše kontrole, neke je moguće izbjeći pravovremenom pripremom. Stoga ćemo ovdje istaknuti 10 savjeta za koje bismo voljeli da nam ih je netko rekao unaprijed.
1. Ostavite si dovoljno vremena za pripremu, nemojte prijavljivati projekt u zadnji čas.
Proces pripreme projektnih prijedloga iscrpan je i vrlo opsežan. Važno je imati dobru ideju, no raspisivanje ideje na konkretne aktivnosti, ciljeve, pokazatelje, elemente projekta, proračun, analizu troškova, raspored provedbe, horizontalne teme, potencijalne probleme u provedbi i ostale elemente projektnog prijedloga, vremenski je zahtjevan posao. Natječaji često budu najavljeni na stranicama stukturnih fondova (https://strukturnifondovi.hr/eu-projekti/) i ostalih nadležnih tijela prije nego li se raspišu (ovisno o fondu i programu iz kojeg se natječaj financira), te datum predaje bude unaprijed zadan, pa iskoristite to kako bi što bolje napravili vaš projektni prijedlog.
2. Pri pisanju narativnog dijela koristite termine iz natječaja (Uputa za prijavitelje ili Poziva)
Europski fondovi i s njima povezani projekti podrazumijevaju jedan vrlo specifičan diskurs koji je potrebno savladati ukoliko se mislite baviti njima. Izbor riječi je jako bitan. Kada pišete projekte, koristite izraze koji se nalaze u samom natječaju, odnosno uputama za prijavitelje. Upute su najbitniji tekst kada pripremate prijavu za neki projekt. Pažljivo ih iščitavajte i one fraze ili izraze koji bi bili prikladni za vaš projekt koristite kako bi ukazali da razumijete ciljeve programa te da znate kako ih ostvariti. Isto vrijedi i za zahtjeve za nadoknadom sredstava, koristite izraze koje vam provedbeno tijelo u komentarima piše, kao i one uloge i poslove koje ste napisali u samoj projektnoj prijavi. Ponavljanje je majka znanja je moto kojeg se treba držati.
3. Upute za prijavitelje su Sveto Pismo
Pri prijavi natječaja i pisanju projektnih prijedloga, Upute za prijavitelje (UzP) vaš su najbolji prijatelj i nit vodilja. Vrlo su opsežne, no u njima su razložene sve informacije koje su vam potrebne pri prijavi i pripremi projekata. U njima se nalaze svrha i cilj poziva, pokazatelji, financijske alokacije, uvjeti prihvatljivosti za prijavitelje, trajanje provedbe, prihvatljive i neprihvatljive aktivnosti, postupak prijave, postupak dodjele sredstava, kao i svi prijavni obrasci i prilozi. One su Sveto Pismo za vrijeme prijave projektnih prijedloga, no i u provedbi se nerijetko trebate vratiti na njih, tako da ih je dobro uvijek imati blizu sebe.
4. Pri pisanju projektnog prijedloga pripazite da ste dobro procijenili troškove, obzirom da je proračun fiksan
Kada vaša projektna prijava bude prihvaćena te se potpiše ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, proračun koji je u tom procesu usuglašen potpisom ugovora postaje fiksan, odnosno naknadne promjene nisu moguće u vidu povećanja proračuna. Postoji mogućnost izmjena manjeg značaja, u kojima se iznosi unutar elementa projekta mogu reorganizirati, kao i mogućnost većih promjena koje iziskuju potpisivanje dodatka ugovoru. No nijedna od tih opcija ne dozvoljava povećanje proračuna, samo prenamjenu. Obratite naročitu pozornost na proračun pri pisanju projektnog prijedloga, dobro izračunajte potrebna projektna sredstva, jer kad je jednom potpisan ugovor, nema natrag.
5. Ako imate nedoumica, zovite provedbeno tijelo (kontaktirajte sustav podrške nadležnog PT-a)
Kako postoje različiti europski fondovi, tako postoje odgovarajuća upravljačka te provedbena tijela u Republici Hrvatskoj, koja su zadužena za dodjelu bespovratnih sredstava te praćenje provedbe projekta. Vaše nadležno provedbeno tijelo, ili kolokvijalno PT, ono je tijelo kojem predajete svoje zahtjeve za nadoknadu sredstava. Ono ima i sustav podrške, čija je uloga pomagati vam oko bilo kakvih nejasnoća koje se redovito u tijeku provedbe pojavljuju. Imate li pitanja o financijama, rasporedu provedbe, vašim obvezama i sl., sustav podrške mjesto je gdje bi se trebali obratiti u vezi svih nejasnoća, kako bi dobili točnu informaciju upravo od onih koji će vaš rad nadgledati. Iako nam nerijetko zna biti neugodno postavljati pitanja, savjetujemo vam da maksimalno iskoristite to što vam je na raspolaganju jer potrebe će biti, a PT-ovi najčešće u roku 24 sata od upita odgovaraju na sva vaša pitanja.
6. Pazite na decimale, naročito sada po uvođenju eura
Kako je financijski dio europskih projekata od najveće važnosti za korisnike, tako i provedbena tijela jako paze na točnost financijskih izvještaja. Nerijetko u ispravcima ZNS-a možete vidjeti da vam se ne priznaje 0.23 lipe (ili po novome centa), zbog krivog izračuna. U pripremi zahtjeva za nadoknadnom sredstava budite vrlo pažljivi u izračunima. Ako nešto krivo potražujete, tek za tri mjeseca ponovno možete potraživati taj iznos (ukoliko je prihvatljiv), što znači da će vam i sredstva za tu stavku tek tada, po ispravnom izračunu, biti prihvaćena i isplaćena.
7. Planirajte da sve bude kao u predviđenim ishodima (inače slijedi financijska korekcija)
Pri pisanju samog projektnog prijedloga, pazite da si zadajete realne ciljeve, u skladu s načinom kako definirate uloge, ciljeve te poglavito mjerljive ishode. Mjerljivi ishodi napisani u projektnoj prijavi su oni koji postaju dijelom ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava te koji do kraja provedbe moraju biti zadovoljeni u količini i na način predviđen prijavom. U suprotnom, postoji mogućnost financijske korekcije u određenom postotku ukupnog dodijeljenog bespovratnog iznosa. Ne zadajte si nerealne ciljeve samo zato što dobro zvuče i puno lakše će vam biti prihvaćen projekt, jer dođe trenutak kada sve napisano treba i ostvariti.
8. Ne odgađajte pripremu ZNS-a za zadnji dan
Za one koji tek započinju svoj put, ZNS ili zahtjev za nadoknadom sredstava je tromjesečno izvješće kojim se potražuju utrošena sredstva i prati tijek provedbe projekta. ZNS obuhvaća sve aktivnosti i sve troškove koji nastanu u datom razdoblju te je važno da se redovito sakuplja sva potrebna dokumentacija i na vrijeme započne s pripremom svega što se planira napisati i priložiti. Rok od 15 dana po završetku izvještajnog razdoblja uvijek nekako stigne prije nego ste se nadali.
9. Računajte na neredovite isplate, osigurajte neovisan cashflow
Kao što je vidljivo iz dosadašnjeg teksta, način na koji se vrše isplate bespovratnih sredstava korisnicima je putem ZNS-a, odnosno zahtjeva za nadoknadom sredstava. Iz samog naziva je jasno kako se radi o nadoknadi već utrošenih sredstava na završetku datog izvještajnog razdoblja. Uz mogućnost isplate predujma, koji se u ZNS-ovima postepeno vraća, sredstva koja se odobre datim ZNS-om ona su koja imate na raspolaganju za troškove provedbe u narednom razdoblju. Redovitost isplata nije uvijek zagarantirana pa je važno da imate dovoljno novaca kako biste mogli provoditi sve aktivnosti, isplaćivati plaće i sl., obzirom da provedbenim tijelima ponekad treba duže od zakonski predviđenog razdoblja za pregled, odobrenje i isplatu sredstava po datom ZNS-u.
10. Budite strpljivi i od viška glava ne boli ili kod fondova više je više
Kako pri pisanju izvještaja, tako i pri predaji dokumentacije, kod europskih fondova vrijedi više je više. Može vam se činiti da se ponavljate, ili da istu dokumentaciju nepotrebno prilažete na više mjesta, no taj osjećaj je samo garancija da ispravno radite. Svaka aktivnost i svaka kategorija priča je za sebe, te je formalnost ime igre. Ono što je vama potrebno kako bi sačuvali svoje mentalno zdravlje jest puno, puno strpljenja. Nerijetko ćete morati slične ili iste stvari ponovno prilagati, sa zaostatkom od nekoliko mjeseci stvoriti nekakav novi papir s neke davno obavljene edukacije ili rastumačiti nešto što se vama čini jasnim i očitim. Provedba projekata je dugotrajan proces. Važno je ne dozvoliti da vas takve stvari izbace iz takta, već se smiriti i po treći put, na treći način, reći istu stvar.
